Transitaire : définition, rôle et choix d’un transporteur de proximité

Le transitaire est un maillon essentiel de la supply chain et du commerce international, il doit s’assurer que les marchandises circulent entre le point de départ et d’arrivée dans les meilleures conditions. Choisir un transitaire, c’est choisir de se décharger de nombreux problèmes ! Le transitaire pourra ainsi vous donner les meilleurs prix pour votre transport en se chargeant de la totalité des actions à mener…

Définition du transitaire

Un transporteur classique livre les marchandises d’un point A vers B (peu importe le mode de transport maritime, aérien, routier, ferroviaire ou autre). Le transitaire agit en tant qu’intermédiaire et il prend en charge la totalité des colis :

• Gestion des documents de transport
• Opérations administratives
• Formalités administratives
• Dédouanement
• Assurance
• etc.

Le transitaire, connu également sous le nom d’agent de fret, facilite les échanges commerciaux en s’assurant de la fluidité des opérations et de la satisfaction des clients. Il agit comme un véritable chef d’orchestre, orchestrant les différentes étapes de votre expédition.

Polyvalent, le transitaire offre des services variés. Il commencera par l’étude de votre dossier (une palette ou une palme d’éolienne ne sont pas traitées de la même manière …) puis il va évaluer vos besoins (transit time, contrainte d’expédition, poids, dimension, récurrence de l’expédition, etc.).

Il peut aussi gérer toute la partie administrative (gestion des documents, réglementations douanières, assurance, etc.). Sa capacité à anticiper les éventuels problèmes constituent des atouts indéniables pour les entreprises souhaitant se décharger de ces tâches.

Il intervient comme l’unique interlocuteur de l’expédition que ce soit en import ou en export. Le transitaire est mandaté par un client. Il recherchera les meilleures conditions de transport pour la commande qu’il a reçue. Bien souvent, les transitaires sont situés dans des zones à fort transit, c’est-à-dire près de port ou d’aéroport (par exemple les transitaires à Lyon).

Fonctions et responsabilités d’un transitaire

Dans la jungle du transport et de la logistique, le transitaire se démarque par sa capacité à jongler avec de multiples responsabilités. En effet, il endosse plusieurs casquettes pour assurer une coordination parfaite des expéditions.

L’une des principales missions du transitaire est d’organiser le transport des marchandises, en sélectionnant les modes de transport les plus adéquats, qu’il s’agisse de fret aérien, maritime, terrestre, ferroviaire ou multimodal. Selon les exigences du client et les contraintes liées à la nature des produits, il choisit les itinéraires les plus adaptés et négocie avec les transporteurs pour obtenir les meilleurs tarifs.

Le transitaire est également chargé de gérer la documentation transport. Il prépare ainsi les documents nécessaires tels que les factures, l’assurance, les listes de colisage et les connaissements, en veillant à ce que toutes les informations soient correctes et conformes aux réglementations. L’objectif est de réduire au maximum les risques d’erreurs, aussi bien pour lui que pour vous !

Enfin, le respect des réglementations douanières constitue un aspect crucial du métier de transitaire. Il doit veiller à ce que toutes les formalités douanières soient remplies et que les éventuelles taxes et droits de douane soient calculés et acquittés. Cette expertise en matière de réglementation douanière est essentielle pour éviter les retards et les pénalités. Cette partie est certainement celle qui a le plus de valeur ajouté pour les clients, car suivant vos marchandises et les lieux de livraison, les opérations peuvent s’avérer extrêmement complexe à gérer !

Les étapes du processus de transit

Le processus de transit, complexe et souvent parsemé d’embûches. Voici les différentes étapes à connaitre :

• Évaluation des besoins : le transitaire doit cerner avec précision vos attentes et les impératifs, qu’il s’agisse de délais serrés, de contraintes budgétaires ou de spécificités liées aux produits transportés (transport, chimie, ADR, etc.). Une compréhension approfondie de ces paramètres lui permettra d’élaborer une stratégie de transport adaptée et de proposer des solutions sur mesure porte-à-porte.
• Sélection des modes de transport : il doit choisir pour vous le mode transport et des itinéraires les plus appropriés. Il détermine les routes les plus efficaces pour acheminer les marchandises ou la compagnie maritime la plus efficace pour votre conteneur. Une étape essentielle pour garantir un transport rapide et sécurisé, tout en optimisant les coûts.
• Préparation des documents d’expédition : le transitaire veille à ce que l’ensemble des documents requis soient correctement remplis et conformes aux réglementations (déclaration douane, DAU, etc.)
• Suivi des marchandises : il  doit assurer une communication fluide avec les différentes parties prenantes, notamment les transporteurs et les services douaniers, afin de tenir le client informé de l’évolution de son expédition. Cette transparence et cette réactivité sont essentielles pour anticiper les éventuels problèmes et garantir une livraison dans les meilleures conditions. Bien souvent, il mettra à votre disposition un outil de tracking pour suivre votre marchandise.

Les avantages de travailler avec un transitaire

Les avantages de travailler avec un transitaire compétent sont nombreux …  Faire appel à ces experts du transport et de la logistique permet d’optimiser les processus, de réduire les coûts et de gagner du temps, tout en minimisant les risques associés aux erreurs et aux retards.

La simplification du processus de transport constitue un avantage majeur pour les clients. En effet, le transitaire coordonne l’ensemble des opérations, de l’évaluation des besoins à la livraison des marchandises, en passant par la sélection des itinéraires et la préparation des documents. La gestion des coûts est également un atout indéniable pour les clients. Grâce à sa connaissance du marché et à son réseau de partenaires, le transitaire est en mesure de négocier des tarifs avantageux avec les transporteurs.  Le gain de temps est un autre avantage non négligeable. En confiant leurs envois à un transitaire, les entreprises peuvent éviter les tracasseries administratives et les démarches chronophages liées à la préparation des documents et au respect des réglementations douanières. Enfin, la réduction des risques liés aux erreurs de documentation et aux retards est un aspect crucial pour les clients.

Cas pratiques et exemples

Prenons l’exemple d’une entreprise ayant fait appel à un transitaire pour l’expédition de produits pharmaceutiques vers un pays étranger. Dans ce contexte, le respect des normes de température et de sécurité est crucial pour garantir l’intégrité des marchandises. À la charge du transitaire de proposer une solution en organisant un transport en fret aérien avec une maîtrise parfaite de la chaîne du froid. Objectif : respect des contraintes de délais, sécurité, respect de la marchandise.

Dans un autre cas, un transitaire peut préparer l’expédition de marchandises hors gabarit et fragiles vers un pays aux réglementations douanières strictes. Cette situation complexe a nécessité une planification rigoureuse, le choix d’un itinéraire adapté et la préparation minutieuse des documents d’expédition. Le transitaire choisira peut-être l’affrètement d’un navire complet ou partiel au regard de la taille de la marchandise.

Pourquoi choisir un transitaire de proximité ?

Pour choisir le bon transitaire, il est essentiel de prendre en compte plusieurs critères afin de s’assurer qu’il répondra à vos besoins. Voici quelques conseils pour orienter votre choix et sélectionner le partenaire idéal pour vos opérations de transport et de logistique.

Quels critères peuvent retenir votre attention pour choisir le bon transitaire ? Le choix est difficile et bien souvent, il s’effectue par confiance et recommandation.

• Essayez de connaître les spécialités de votre transitaire en termes de marchandises et de destinations (flux Europe, Afrique, Asie, Chine, etc.). Est-il expert en conteneurs, réfrigérés, alimentaires, etc. ? L’expérience et la réputation du transitaire sont des facteurs clés à considérer.
• Prenez connaissance des informations légales de la société (nombre d’employés, nombre d’agents, réseaux d’agents utilisés, frais, assurances, chiffre d’affaires, etc.).
• La spécialisation du transitaire est également un critère important. Certains transitaires se spécialisent dans des domaines spécifiques, tels que le transport de marchandises dangereuses, le fret aérien ou maritime, ou encore les opérations de logistique liées à des secteurs particuliers (industrie, chimie, essence, etc.). Il est essentiel de choisir un transitaire ayant une expertise adaptée à vos besoins et connaissant les spécificités de votre secteur d’activité.
• La qualité du réseau et des partenaires du transitaire doit être prise en compte ! Un transitaire disposant d’un vaste réseau d’agents et de prestataires de services sera plus enclin à vous proposer des solutions adaptées à vos besoins.
• Votre transitaire maîtrise-t-il bien toutes les problématiques douanières ? C’est un élément capital pour un transport rapide et sécurisé. Au besoin, prenez des références auprès d’autres sociétés de transport et de logistique.
• La transparence et la communication sont des aspects cruciaux à ne pas négliger. Un bon transitaire doit être en mesure de vous fournir des informations claires et détaillées sur les coûts, les délais et les procédures associées à vos marchandises. Une communication fluide et régulière vous permettra de rester informé.
• Prenez garde aux volumes de vos marchandises. Votre transitaire propose-t-il des services de consolidation ? Inutile de payer le prix d’un conteneur entier lorsque d’autres clients peuvent compléter l’espace de chargement. Vous pouvez aussi choisir votre type de conteneur complet (20 dry, 40 dry, 20 reefer, 40 reefer, 20 OT, 40 OT, 20 Flat, 40 Flat, 20′ Flexitank, 40 Flexitank, 20 SOC, 40 SOC, 20 Last trip, 40 Last trip, etc.)
• Vous pouvez également avoir besoin de services complémentaires : entreposage, stockage, emballage, picking, destination multiple, etc.
• Surveillez les types d’assurance qui sont disponibles. Définir la responsabilité est évidemment primordial lors de l’importation ou l’exportation de marchandises.
• Nous vous conseillons de choisir une société de transport proche de vous ! La dimension humaine dans toutes prestations est essentielle et si vous entretenez de bonnes relations avec votre transitaire, gardez-le s’il est compétitif !

Quelques recommendations de lecture

Voici quelques exemples de lecture que nous avons selectionné pour leur rigueur et leur aspect pédagogique.